ĐIỀU KIỆN ĐỂ MỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

Văn phòng công chứng là một trong hai tổ chức hành nghề công chứng bên cạnh Phòng công chứng. Vậy điều kiện để mở văn phòng công chứng như thế nào? Thủ tục, hồ sơ thành lập văn phòng công chứng gồm những gì? Bài viết sau đây của Luật Tài Nguyên sẽ làm rõ những nội dung pháp lý liên quan.

1. Công chứng là gì?

Điều 12 Luật công chứng 2014 quy định như sau:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

2. Điều kiện mở văn phòng công chứng

2.1 Điều kiện về loại hình doanh nghiệp

  • Văn phòng công chứng bắt buộc phải hoạt động dưới mô hình công ty hợp danh.
  • Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên.
  • Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Công chứng viên phải đạt những tiêu chuẩn sau:

  • Có bằng cử nhân luật;
  • Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
  • Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
  • Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
  • Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

2.2 Điều kiện về tên gọi

Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng 2014 quy định như sau:

  • Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận,
  • Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác,
  • Không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

2.3 Điều kiện về người đại diện

  • Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng.
  • Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

2.4 Điều kiện về trụ sở văn phòng

Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định:

  • Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
  • Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.
  • Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

2.5 Điều kiện về con dấu

  • Văn phòng công chứng có con dấu riêng;
  • Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
  • Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2.6 Điều kiện về tài chính

Văn phòng công chứng có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.

2.7 Điều kiện về sự cần thiết

Văn phòng công chứng được mở ra phải đáp ứng được sự cần thiết tại địa phương đó. Văn phòng công chứng phải gắn với nhu cầu công chứng, điều kiện phát triển kinh tế – xã hội theo địa bàn cấp huyện và bảo đảm tính khả thi, hoạt động ổn định, bền vững của Văn phòng công chứng sau khi được thành lập.

Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:

  • Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;
  • Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.

3. Hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng

Hồ sơ bao gồm đề nghị thành lập văn phòng công chứng gửi UBND cấp tỉnh:

  • Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
  • Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
  • Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Hồ sơ đăng ký nội dung hoạt động gửi Sở tư pháp (sau khi được UBND cấp tỉnh cho phép thành lập):

  • Đơn đăng ký hoạt động;
  • Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
  • Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

3. Thủ tục mở Văn phòng công chứng

Theo điều 23 Luật Công chứng 2014, trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định như sau:

Bước 1: Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng gửi hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép thành lập. Khi đăng ký hoạt động phải có đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.

Bước 4: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng được hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về điều kiện để mở văn phòng công chứng. Công ty Luật TNHH Tài Nguyên hân hạnh đồng hành cùng khách hàng để giải quyết mọi vấn đề pháp lý.

Giải đáp pháp luật

Vui lòng để lại thông tin liên hệ, chúng tôi sẽ gọi lại ngay cho bạn



    Để lại bình luận