Cuộc Họp Hội Đồng Quản Trị

Cuộc họp Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần được tổ chức định kỳ hoặc bất thường. Vậy khi nào thì họp HĐQT? Điều kiện, quy trình tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị như thế nào? Bài viết sau đây của Luật Tài Nguyên sẽ làm rõ vấn đề này.

1. Khi nào thì họp Hội đồng quản trị?

  1. Họp HĐQT để bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị: Chủ tịch HĐQT được bầu trong cuộc họp đầu tiên của HĐQT trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì.
  2. Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp HĐQT trong trường hợp sau đây:
    • Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;
    • Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;
    • Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;
    • Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.
  3. HĐQT họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

2. Quy trình tổ chức Cuộc họp Hội đồng quản trị

quy-trinh-hop-hoi-dong-quan-tri

Bước 1: Gửi thông báo mời họp

  • Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.
  • Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định.
  • Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Bước 2: Tiến hành cuộc họp

Cuộc họp được diễn ra khi đảm bảo điều kiện sau:

  • Lần thứ nhất: Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp;
  • Lần thứ hai: Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Hội đồng quản trị dự họp.

Các hình thức biểu quyết tại cuộc họp:

  • Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
  • Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;
  • Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
  • Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;
  • Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

Bước 3: Thông qua nghị quyết Hội đồng quản trị

Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành.

Trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản trị.

3. Biên bản họp HĐQT

Các cuộc họp HĐQT phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

  • Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
  • Thời gian, địa điểm họp;
  • Mục đích, chương trình và nội dung họp;
  • Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
  • Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
  • Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
  • Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
  • Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
  • Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của HĐQT tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung trên thì biên bản này có hiệu lực.

Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT.

Trên đây là những nội dung pháp lý liên quan đến Cuộc họp Hội đồng quản trị. Nếu còn bất kỳ thắc

[kkstarratings force]

Giải đáp pháp luật

Vui lòng để lại thông tin liên hệ, chúng tôi sẽ gọi lại ngay cho bạn



    Để lại bình luận